E-Rechnung im Handwerk: Was ab 2027 gilt
Am 1. Januar 2027 beginnt die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht. Für viele Handwerksbetriebe heißt das: Die Rechnung als PDF per E-Mail reicht an Geschäftskunden dann nicht mehr. Hier steht kompakt, was gilt, wen es betrifft und wie du die Umstellung ohne Hektik hinbekommst.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung als PDF. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das eine Software automatisch auslesen kann. In Deutschland sind vor allem zwei Formate üblich:
- XRechnung: eine reine Datei (XML), ohne Ansicht für Menschen. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie schon lange.
- ZUGFeRD: ein PDF, in dem die Rechnungsdaten zusätzlich als XML eingebettet sind. Der Mensch sieht eine normale Rechnung, die Software liest die Daten. ZUGFeRD zählt ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, die Profile MINIMUM und BASIC-WL aber nicht.
Ein PDF aus Word oder deinem Rechnungsprogramm ohne eingebettete Daten ist dagegen eine „sonstige Rechnung“ und keine E-Rechnung.
Die Fristen im Überblick
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Alle Betriebe müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| Ab 01.01.2027 | Betriebe mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| Bis 31.12.2027 | Betriebe bis 800.000 € Umsatz dürfen noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. |
| Ab 01.01.2028 | Alle Betriebe müssen an Geschäftskunden E-Rechnungen ausstellen. |
Für 2027 zählt also dein Umsatz aus 2026. Liegst du darunter, hast du ein Jahr mehr Zeit. Spätestens 2028 betrifft es aber jeden Betrieb, der Rechnungen an andere Unternehmen schreibt.
Wen betrifft das und wen nicht?
Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen in Deutschland, also im B2B-Geschäft. Für den Handwerksalltag heißt das:
- Rechnungen an Bauträger, Generalunternehmer, Hausverwaltungen, Gewerbekunden: E-Rechnung ist Pflicht.
- Rechnungen an Privatkunden: Keine E-Rechnung nötig. Die Badsanierung beim Einfamilienhausbesitzer darfst du weiter als PDF oder auf Papier abrechnen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 €: Ausgenommen.
- Kleinunternehmer: Müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen.
- Bauleistungen mit Umkehr der Steuerschuld (§ 13b UStG): Hier stellst du die Rechnung ohne Umsatzsteuer, weil dein Auftraggeber sie abführt. Auch diese Rechnungen müssen E-Rechnungen sein, wenn der Auftraggeber ein Unternehmen ist.
Wichtig: Empfangen musst du E-Rechnungen schon heute. Wenn dein Großhändler dir eine XRechnung schickt, musst du sie lesen, prüfen und aufbewahren können. Ein Ausdruck reicht dafür nicht.
Typische Stolperstellen im Handwerk
Das zweite BMF-Schreiben vom Oktober 2025 hat einige Punkte geklärt, die gerade am Bau wichtig sind:
- Leistungsbeschreibung gehört in die Datei. Ein Verweis auf das Aufmaß oder den Lieferschein reicht nicht. Die Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der Rechnung stehen. Aufmaß, Fotos oder Stundenzettel darfst du als Anhang mitschicken, ein Link auf eine externe Seite reicht aber nicht.
- Aufmaß ändert sich nachträglich: Dann brauchst du eine berichtigte Rechnung, auch als E-Rechnung. Alternativ kann dein Auftraggeber eine elektronische Gutschrift ausstellen, wenn ihr das vorher vereinbart habt.
- Abschlags- und Schlussrechnungen: Für fortlaufende Abschlagsrechnungen mit Verrechnung sind die Formate technisch noch nicht ganz ausgereift. Frag deinen Softwareanbieter, wie er das löst.
- Skonto: Wenn dein Kunde Skonto zieht, musst du die Rechnung deshalb nicht berichtigen.
- Aufbewahrung: Archiviert wird die E-Rechnung im Originalformat, also die XML-Datei und nicht nur der Ausdruck.
So bereitest du deinen Betrieb vor
- Umsatz 2026 prüfen. Liegst du über 800.000 €, musst du ab Januar umgestellt haben. Kläre das am besten jetzt mit deinem Steuerberater.
- Rechnungsprogramm checken. Viele Programme für Handwerk und Bau können XRechnung und ZUGFeRD schon. Oft muss die Funktion nur eingeschaltet oder per Update nachgerüstet werden. Wichtig ist, dass das Programm auch Abschlagsrechnungen und Rechnungen nach § 13b korrekt als E-Rechnung ausgibt.
- Empfang regeln. Lege ein festes Postfach für Rechnungen fest, zum Beispiel rechnung@deinbetrieb.de, und sorge dafür, dass eingehende E-Rechnungen lesbar ins Büro oder direkt in die Buchhaltung gelangen.
- Archiv klären. E-Rechnungen müssen acht Jahre unveränderbar aufbewahrt werden. Ein Ordner auf dem Desktop reicht dafür nicht. Hier helfen ein Dokumentenmanagement oder die DATEV-Anbindung deines Steuerbüros.
- Mit Stammkunden sprechen. Frag deine wichtigsten Geschäftskunden, in welchem Format sie Rechnungen haben wollen und ob sie Anhänge wie das Aufmaß brauchen.
- Testlauf machen. Schick ein paar Rechnungen probeweise als E-Rechnung, solange es noch nicht Pflicht ist. Fehler fallen dann auf, bevor es darauf ankommt.
Häufige Fragen
Reicht ein PDF per E-Mail ab 2027 nicht mehr?
An Geschäftskunden nicht, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag. Ab 2028 gilt das für alle Betriebe. An Privatkunden darfst du weiter PDFs schicken.
Brauche ich eine teure neue Software?
Meist nicht. Viele aktuelle Rechnungs- und Handwerkerprogramme können E-Rechnungen schon. Oft geht es eher um Einstellungen, Updates und saubere Abläufe als um neue Anschaffungen.
Was passiert, wenn ich weiter PDFs an Geschäftskunden schicke?
Dann ist die Rechnung formal nicht ordnungsgemäß. Dein Kunde riskiert im Zweifel seinen Vorsteuerabzug und wird die Rechnung zurückweisen. Spätestens dann zahlt er später.
Muss ich meine Privatkunden fragen, ob sie Unternehmer sind?
Bei Aufträgen von Firmen ist das klar. Bei Vermietern oder Selbstständigen, die privat bauen lassen, lohnt sich eine kurze Rückfrage, ob die Leistung für ihr Unternehmen ist.
Fazit
Die E-Rechnung ist für Handwerksbetriebe kein Hexenwerk, aber auch nichts für die letzte Dezemberwoche. Wer jetzt sein Rechnungsprogramm prüft, den Empfang regelt und ein paar Testrechnungen verschickt, ist im Januar entspannt.
Du willst wissen, ob dein Betrieb startklar ist? Ich schaue mir mit dir an, was dein Rechnungsprogramm kann, wie E-Rechnungen bei dir ankommen und wo sie archiviert werden. Mehr dazu auf meiner Seite IT für Bau, Handwerk und Galabau, oder schreib mir direkt.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick (Stand Oktober 2026) und ersetzt keine Steuerberatung. Wie die Regeln für deinen Betrieb gelten, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.